Самое место вопросам в кульминации вашего выступления. Эта часть может уничтожить все ваши труды, а может спасти не слишком удачное выступление. Ваши ответы на вопросы должны добавить вам несколько баллов, а не отнять.
Принцип первый: ответы на вопросы - не экзамен!
А) Выступление – это не испытание. Помните, вы выступаете перед аудиторией, которая знает о предмете презентации меньше вас.
Б) Вопросы участников имеют целью не проверку вашей компетентности, а уяснение важных моментов, они помогут собравшимся принять важное решение. Кстати, когда вы сами будете в зале на чужой презентации – помните об этом тоже.
В) Вы не обязаны знать всё. Вы имеете полное право не только не знать чего-то, но и прямо заявить об этом. И не нужно смущаться и извиняться. Сильный человек никогда не боится признаться в своих недостатках. Аудитория скорее простит презентатору некомпетентность, чем слабость.
Г) Вы не обязаны отвечать на все вопросы, даже если знаете ответ, но по каким-либо причинам давать его не в ваших интересах. Ответ «Я не хочу отвечать на ваш вопрос» звучит оскорбительно. Замените на более дипломатичную форму. Например: «У меня сейчас нет информации по этому вопросу». Или: «Мне не хотелось бы давать непроверенные сведения». Если спрашивающий настаивает или если вы уже восьмой раз отвечаете, что у вас недостаточно информации, запишите вопрос и пообещайте задавшему его участнику, что свяжетесь с ним в течение 24 часов и сообщите ответ. Попросите визитку или номер телефона этого человека.
Д) Вы имеете право переадресовать вопрос другому специалисту, например, находящемуся на презентации. Или отослать спрашивающего к источнику информации (отчёту, сайту, книге), где он может найти развёрнутый ответ на свой вопрос.
Принцип второй: не наказывайте за вопрос
Чтобы вопросы продолжали поступать, а их тональность была неагрессивной, никогда не наказывайте за вопрос.
Уберите недовольную гримасу или закатывание глаз; фразу «У вас устаревшие данные» или «У вас неверные источники информации»; «Вы всегда так витиевато выражаетесь?»; «Чушь!».
Принцип третий: поощряйте вопросы
Это значит: делать удивленное, восхищенное выражение лица при выслушивании вопроса, округлять глаза и открывать рот; благодарить за вопрос словами или просто взглядом, легким поклоном; делать комплимент задавшему вопрос, высоко оценивая его компетентность, оригинальность взгляда на проблему, эрудированность и так далее.
Принцип четвёртый: оценивайте вопросы
«0, хороший вопрос!»,- надоевший оборот.
Интереснее и богаче звучит:
«Какой необычный вопрос!»
«Вы задаёте очень актуальный вопрос».
«О, какой неожиданный вопрос!»
«Какой приятный вопрос!»
«Смелый вопрос».
«О, наконец, прозвучал этот долгожданный вопрос!»
«Оригинальный вопрос».
«Красивый вопрос».
«Это блестящий вопрос».
«Сильный вопрос».
«Острый вопрос».
«Да у вас просто провокационный вопрос!»
«Шокирующий вопрос».
«Неожиданный вопрос».
«Это вопрос, который я меньше всего хотел услышать».
«Вы задаёте жёсткий вопрос».
«Ваш вопрос с подковыркой».
«Какой хитрый вопрос!»
«Ваш вопрос - скорее не вопрос, а протест».
И тут можно привести еще десяток вариантов.
Вместе с тем важно, чтобы оценка вопроса была искренней. Оценивая вопросы, вы закрепляете за собой позицию хозяина презентации. Ведь именно хозяин, старший, главный пользуется привилегией давать оценки.
Принцип пятый: отвечайте всем
Ошибка - давать ответ только задавшему вопрос. Важно понять, что вопрос задал не человек, а аудитория устами этого человека. Возможно, очень многие хотели бы задать подобный вопрос, но их опередили. Поэтому, получив вопрос, отвечайте всему залу. Поддерживайте зрительный контакт с каждым, старайтесь по выражениям лиц и реакциям почувствовать, всем ли понятно то, о чём вы говорите.
Принцип шестой: управляйте поступлением вопросов
Как хозяин выступления не позволяйте аудитории устраивать базар и перехватывать управление. Задавайте свои правила игры в самом начале выступления - скажите аудитории, когда можно задавать вам вопросы – во время выступления или в конце и как можно задавать вопросы- например, вопросы подаются только в письменном виде. Или желающий задать вопрос должен поднять руку.
Если попытки задать вопрос не по регламенту продолжаются, не вредно напомнить о правилах, соблюдать которые договорились все участники презентации. Если договорились, что о желании задать вопрос необходимо заявить поднятием руки, давайте возможность высказаться только тем, кто поднял руку.
Если на презентации будут ваши начальники, знайте, они будут постоянно забывать, что находятся не у себя в кабинете, и пытаться управлять вами. Деликатно, но настойчиво пресекайте эти попытки.
Если поднято несколько рук, приоритет отдавайте женщинам, старшим и тем, кто ещё не задал ни одного вопроса. Даже без слов, одними руками и выражением лица вы можете управлять залом, будто говоря: «Я вас вижу, но давайте дадим возможность задать вопрос тому, кто давно держит руку. Хорошо? Спасибо, это очень благородно с вашей стороны». Или: «Вижу, что вам не терпится задать вопрос, сейчас я отвечу вот этому коллеге, а потом сразу же дам слово вам. Идёт?»
Стимулируйте поступление вопросов. Самый бездарный вариант: «Ну что ж вы так пассивны? Неужели ни у кого нет вопросов? Ну, давайте, давайте »
Лучше фраза, сопровождаемая доброжелательным взглядом: «Итак, вопросы. Смелее».
Если ситуация позволяет, можно и пошутить: «Не все сразу!»
«А теперь вопросы. И, если можно, поострей»
«Не стесняйтесь задавать острые или даже провокационные вопросы. Мы здесь для того и собрались, чтобы разобраться с этой темой без лишних предосторожностей».
Если позволяет ситуация, можно и так: «А теперь вопросы. Особая благодарность тем, кто задаст вопросы каверзные». «Тупые вопросы задавать тоже можно»
Не ввязывайтесь в перепалку. Не давайте ответ на суждения или выражения сомнения. В таких случаях всегда уточняйте у говорящего, в чём заключается его вопрос.
Получив слишком частный вопрос, обсуждение которого будет неинтересно аудитории или потребует сообщения конфиденциальных данных, предложите обсудить его по окончании презентации. Это всегда вызывает понимание у аудитории. Если кто-то крикнет из зала: «Отвечайте, отвечайте, нам тоже интересно», - помните, что он говорит только за себя.
Сами решайте, когда пора закончить отвечать на вопросы. Лучше прекратить отвечать, когда вопросы ещё поступают, чем минуты две хлопать глазами в ожидании и свернуть выступление по факту истощения к ней интереса. Опирайтесь на заявленный регламент. Если вы сказали, что отвечать на вопросы будете не более десяти минут, то через десять минут завершайте эту часть выступления. Если вы чувствуете, что это нецелесообразно, можете по согласованию с аудиторией продлить счастье ещё минут на пять. Но только по согласованию с аудиторией! Если же регламент требует прерваться, а вопросы не иссякли, предложите задать вам оставшиеся вопросы в ходе неофициальной части, по электронной почте, телефону, после презентации. Оставьте координаты для дальнейшей связи с вами.
Принцип седьмой: отвечайте кратко.
Простое «да» или «нет» вряд ли устроит аудиторию. Кстати, будет правильно, если вы и от задающих вопросы будете требовать краткости. Не грех попросить повторить вопрос. При повторении вопрос, как правило, становится более лаконичным. Если вы сделаете это раз-другой, участники постараются сначала сформулировать вопрос в краткой, понятной форме и лишь потом поднимут руку.
Принцип восьмой: слушайте до конца, над ответом думайте
Не перебивайте задающего вопрос, а слушайте его до конца. Не отвечайте не дослушав, не торопите спрашивающего. В крайнем случае, если он слишком многословен, можно жестом и мимикой показать, что пора переходить к сути. Можете даже сказать «Итак...» или «Таким образом...» с повышающейся интонацией. Это требование не относится к тем моментам, когда вместо вопроса звучит откровенное самовыражение якобы задающего вопрос. В этом случае вы имеете полное право от имени аудитории и от себя лично попросить сформулировать именно вопрос, а не суждение.
Принцип девятый: уточняйте, если вопрос непонятен
Вы имеете полное право уточнять до тех пор, пока не станет абсолютно понятно, что от вас хотят услышать. Для этого можно попросить повторить вопрос, сформулировать его иначе. «Правильно ли я вас понял, что вопрос заключается в следующем? » Если вы даже поняли вопрос, но не уверены, что и аудитория тоже поняла, переформулируйте его. Выступление вы проводите не для себя, а для сидящих в зале. Поэтому их интересы должны быть для вас приоритетными. Если вы не уверены, что вопрос был достаточно хорошо услышан всеми сидящими в зале (из-за акустики, особенностей звуко усилительной аппаратуры или голоса говорящего), повторите его так, чтобы слышали все. Аудитория будет вам за эти знаки внимания очень благодарна.
Принцип десятый: не начинайте со слова «нет»
Когда вы начинаете ответ со слова «нет», задавший вопрос уже слушает вас скептически.
Например:
1. - Вы что, алкоголик?
- Да, мой цвет лица многих наводит на подобные мысли. На самом деле у меня просто кровеносные сосуды расположены близко н поверхности кожи. Вот и создается такое впечатление. Зато я не краснею.
2. - Правда, что вы сидели?
- Да, я не удивляюсь вашему вопросу. Мои политические конкуренты постарались, чтобы такой слух распространился как можно шире. Хотя если есть у нас в стране справедливость, то сидеть должны они.
3. - Ваша компания провалила тендер. Кто-нибудь понёс наказание?
- Да, вы правы. Всякая уважающая себя компания должна делать выводы из каждого проигрыша, чтобы в перспективе победить. Однако в нашем случае заказчик предпочёл работать со старым, хорошо известным партнером. Разве здесь может идти речь о вине и наказаниях?
4. - Нововведения, о которых вы говорите, вряд ли нам помогут.
Есть у вас другие варианты?
- Да, на первый взгляд эти перемены не кажутся радикальными.
Но давайте разберем последствия только по первому пункту.
Смотрите…
И так далее.
Используйте подсады